결근 신청서 양식(서식)의 무료 다운로드와 작성 가이드

근로자가 개인적인 사정이나 불가피한 상황으로 인해 예정된 근무일에 출근할 수 없을 때, 회사에 해당 사실을 알리고 결근을 허가받기 위해 제출하는 공식적인 문서인 결근 신청서의 정의와 중요성을 알기 쉽게 설명하고, 작성 가이드를 통해 결근 신청서 서식의 작성을 돕고, 즉시 활용 가능한 결근 신청서의 각종 서식(워드, 한글, PDF)의 다운로드를 무료로 제공합니다.

 

결근 신청서

 

1. 결근 신청서 정의

 

결근 신청서란?

• 결근 신청서는 근로자가 개인적인 사정이나 불가피한 상황으로 인해 예정된 근무일에 출근할 수 없을 때, 회사에 해당 사실을 알리고 결근을 허가받기 위해 제출하는 공식적인 문서입니다.

참고 사이트

지출 결의서의 작성 방법과 양식의 무료 다운로드

 

 

2. 결근 신청서의 중요성

 

업무 공백 최소화 및 협업 능력 극대화

• 갑작스러운 결근은 동료들의 업무 부담을 가중시키고, 팀 전체의 업무 효율을 저해할 수 있습니다. 결근 신청서를 통해 미리 공백을 알림으로써, 동료들은 업무를 분담하고 일정을 조율하여 공백을 최소화할 수 있습니다. 이는 팀 전체의 협업 능력을 향상하고, 업무 연속성을 유지하는 데 기여합니다.

책임감 있는 조직 문화 조성

• 결근 신청서는 단순한 행정 절차가 아니라, 구성원 간의 신뢰와 책임감을 형성하는 중요한 매개체입니다. 결근 사유를 명확히 밝히고, 필요한 경우 증빙 서류를 첨부함으로써, 결근에 대한 정당성을 확보하고 동료들의 이해를 얻을 수 있습니다. 이는 조직 내 투명성을 높이고, 서로 존중하는 문화를 조성하는 데 도움이 됩니다.

인사 관리의 효율성 증대

• 결근 신청서는 인사 관리 측면에서도 중요한 자료로 활용됩니다. 결근 사유, 빈도 등을 분석하여 인력 운영 계획을 수립하고, 직원들의 건강 상태를 파악하여 복지 정책을 개선하는 데 활용할 수 있습니다. 또한, 무단결근과 같은 문제를 예방하고, 근태 관리의 효율성을 높이는 데 기여합니다.

개인의 권리 보호

• 결근 신청서는 근로자의 권리 보호에도 중요한 역할을 합니다. 정당한 사유로 결근할 경우, 결근 신청서를 통해 불이익을 방지하고, 연차 유급휴가 등의 권리를 보장받을 수 있습니다. 또한, 결근 사유를 증명함으로써, 부당한 처우나 오해를 방지할 수 있습니다.

 

3. 결근 신청서 작성 가이드

 

제목

• '결근 신청서' 또는 '결근계'라고 명확하게 표시합니다.

인적 사항

• 소속 부서, 직급, 성명, 사번 등 신청자의 정보를 정확하게 기재합니다.
• 연락처 (휴대폰 번호 또는 이메일 주소)를 기입하여 필요시 연락이 가능하도록 합니다.

결근 기간

• 결근 시작일과 종료일을 정확하게 명시합니다.
• 오전/오후 반차인 경우에도 명확히 구분하여 작성합니다.

결근 사유

• 질병, 사고, 경조사, 개인적인 용무 등 결근 사유를 구체적으로 작성합니다.
• 진단서, 증빙서류 등 첨부가 필요한 경우에는 함께 제출합니다.
• 회사 내규에 따라 결근 사유를 구분해야 하는 경우 (예: 병가, 공가, 경조 휴가 등) 해당 사유에 맞춰 작성합니다.

업무 인수인계

• 결근 기간 동안 담당 업무에 차질이 없도록 인수인계 계획을 간략하게 작성합니다.
• 대체 인력, 업무 진행 상황 공유 방법 등을 명시합니다.

작성일

• 신청서를 작성한 날짜를 기재합니다.

신청인 서명

• 신청인의 자필 서명 또는 전자 서명을 합니다.

결재

• 회사 내 결재 라인에 따라 상급자의 결재를 받습니다.
• 일반적으로 담당 부서장, 인사팀장 등의 결재가 필요합니다.

추가 사항

• 회사 양식이 있는 경우 해당 양식에 맞춰 작성합니다.
• 결근 관련 증빙 서류 (진단서, 청첩장 등)가 있는 경우 함께 제출합니다.
• 결근 기간 동안 긴급 연락이 필요한 경우 연락 가능한 방법을 명시합니다.

 

 

 

4. 결근 신청서 작성 시 주의 사항 (작성 팁)

 

사전 제출 및 긴급 상황 대비

• 가급적 사전 제출: 결근은 업무에 지장을 줄 수 있으므로 최소 하루 전, 가능하면 2~3일 전에 미리 결근 신청서를 제출하는 것이 바람직합니다.
• 긴급 상황 시 사후 제출: 갑작스러운 사고나 질병 등 부득이한 상황으로 사전에 신청서를 제출하지 못한 경우, 결근 후에라도 반드시 결근 사유서를 제출하여 결재를 받아야 합니다.

정확하고 상세한 정보 기재

• 개인 정보: 소속 부서, 직급, 사번, 성명 등 개인 정보를 정확하게 기재합니다.
• 결근 기간: 결근 시작일과 종료일, 총 결근 일수를 명확하게 작성합니다.
• 결근 사유: 결근 사유를 구체적으로 작성해야 합니다. 단순히 "개인 사정"이라고 쓰는 것보다 "병원 진료", "가족 경조사 참석" 등 구체적인 사유를 밝히는 것이 좋습니다. 필요에 따라 진단서, 청첩장 등 증빙 서류를 첨부할 수 있습니다.
• 연락처: 비상 연락처를 기재하여 긴급 상황 발생 시 연락이 가능하도록 합니다.

육하원칙에 따른 작성 및 솔직하고 명확한 표현

• 육하원칙: 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 결근하는지 육하원칙에 따라 간결하고 명확하게 작성합니다.
• 솔직하고 정중한 표현: 솔직하게 사유를 밝히되, 예의를 갖춰 정중하게 표현합니다.
• 맞춤법 및 띄어쓰기: 맞춤법과 띄어쓰기를 준수하여 정확하고 깔끔하게 작성합니다.

추가 참고 사항

• 회사 규정 확인: 회사 내규나 취업 규칙에 결근 관련 규정이 있는지 확인하고, 해당 규정에 맞춰 신청서를 작성합니다.
• 결재권자 확인: 결근 신청서의 결재권자를 확인하고, 해당 결재권자에게 신청서를 제출합니다.
• 증빙 서류: 필요에 따라 진단서, 청첩장, 부고장 등 증빙 서류를 첨부하여 결근 사유의 신뢰성을 높입니다.
• 대리 업무 처리: 결근 기간 동안 담당 업무에 차질이 없도록 인수인계를 철저히 하고, 필요한 경우 대리 근무자를 지정하여 업무 공백을 최소화합니다.

 

5. 결근 신청서 서식(양식) 무료 다운로드

 

(워드) 결근 신청서 서식(양식) 무료 다운로드

결근 신청서.doc

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(한글) 결근 신청서 서식(양식) 무료 다운로드

결근 신청서.hwp

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(PDF) 결근 신청서 서식(양식) 무료 다운로드

결근 신청서.pdf

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