시말서(경위서) 양식(서식)의 무료 다운로드와 작성 가이드

회사나 조직 내에서 발생한 특정 사건이나 문제에 대해 해당 사건에 연루된 구성원이 작성하는 문서인 시말서(경위서)의 정의와 중요성을 알기 쉽게 설명하고, 작성 가이드를 통해 시말서 서식의 작성을 돕고, 즉시 활용 가능한 시말서의 각종 서식(워드, 한글, PDF)의 다운로드를 무료로 제공합니다.

 

시말서

 

1. 시말서(경위서) 정의

 

시말서(경위서)란?

• 시말서(경위서)는 회사나 조직 내에서 발생한 특정 사건이나 문제에 대해 해당 사건에 연루된 구성원이 작성하는 문서입니다.
• 주로 해당 구성원의 잘못이나 과실로 인해 문제가 발생했을 때 작성하며, 사건의 경위, 원인, 결과, 그리고 본인의 책임과 반성 등을 상세히 기술하는 것이 일반적입니다.

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2. 시말서(경위서)의 중요성

 

책임 의식 고취 및 자기 성찰 촉진

• 시말서 작성을 통해 자신의 잘못을 구체적으로 되짚어보며, 해당 사안에 대한 책임감을 느끼고 반성하게 됩니다.
• 자신의 행동이 타인이나 조직에 미친 영향을 파악하고, 앞으로 유사한 잘못을 반복하지 않도록 다짐하는 계기를 마련합니다.
• 잘못을 인정하고 개선 의지를 표명함으로써, 신뢰 회복의 발판을 마련할 수 있습니다.

재발 방지 및 문제 해결

• 시말서에는 발생 원인과 문제점을 분석하는 내용이 포함되어, 유사한 상황이 재발하지 않도록 예방하는 데 도움을 줍니다.
• 문제 해결을 위한 구체적인 방안을 제시하여, 개인의 발전뿐만 아니라 조직 전체의 시스템 개선에도 기여할 수 있습니다.
• 잘못을 명확히 기록함으로써, 향후 유사한 문제 발생 시 참고 자료로 활용될 수 있습니다.

조직 관리 및 소통 강화

• 시말서를 통해 조직 구성원 간의 소통을 활성화하고, 문제 발생 시 투명하고 효율적인 해결 절차를 확립할 수 있습니다.
• 잘못을 저지른 구성원에게 적절한 조치를 취함으로써, 조직 내 규율을 확립하고 공정한 분위기를 조성할 수 있습니다.
• 시말서를 통해 조직의 가치와 규범을 다시 한번 상기시키고, 구성원들의 윤리 의식을 고취시킬 수 있습니다.

법적 증거 자료

• 시말서는 특정 사건 발생 시 관련자의 진술과 상황을 기록한 중요한 문서로, 법적 분쟁 발생 시 증거 자료로 활용될 수 있습니다.
• 잘못에 대한 명확한 책임 소재를 밝히고, 사건의 진행 과정을 파악하는 데 도움을 줍니다.

 

3. 시말서(경위서) 작성 가이드

 

제목

• 문서 상단 중앙에 '시말서'라고 제목을 작성합니다.

인적 사항

• 소속, 직급, 성명을 오른쪽 상단에 작성합니다.
• 필요에 따라 사번, 연락처 등을 추가할 수 있습니다.

본문

• 사건 경위: 문제가 발생한 날짜, 시간, 장소 등을 구체적으로 명시하고, 사건의 발생 원인과 과정을 상세하게 기술합니다. 육하원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)에 따라 작성하면 내용을 빠짐없이 담을 수 있습니다.
• 본인의 잘못: 자신의 과실이나 부주의로 인해 발생한 문제에 대해 솔직하게 인정하고, 구체적으로 어떤 부분에서 잘못했는지 명확하게 작성합니다. 변명하거나 책임을 회피하는 태도는 피해야 합니다.
• 반성과 사과: 자신의 잘못에 대해 깊이 반성하고 뉘우치는 마음을 진솔하게 표현합니다. 피해를 입은 사람이나 회사에 대한 사과와 재발 방지를 위한 다짐을 함께 작성합니다.
• 개선 방안: 문제 해결을 위해 어떤 노력을 기울일 것인지 구체적인 계획을 제시합니다. 단순히 반성하는 것에 그치지 않고, 앞으로 유사한 문제가 발생하지 않도록 적극적인 자세를 보여주는 것이 중요합니다.

작성 일자

• 본문 내용 작성 후 왼쪽 하단에 작성 날짜를 기입합니다.

서명

• 작성 날짜 아래에 본인의 서명을 합니다.

 

 

 

4. 시말서(경위서) 작성 시 주의 사항 (작성 팁)

 

1) 육하원칙에 따라 작성하기

• 시말서는 언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 왜 발생했는지 명확하게 작성해야 합니다. 특히, 문제 상황 발생의 원인과 결과를 구체적으로 작성하여, 상황 파악이 용이하도록 해야 합니다.
• 예시: 2024년 6월 15일 오후 3시경, 본인은 서울 본사 3층 회의실에서 진행된 신제품 발표회에서 발표 자료를 준비하던 중, 실수로 USB를 분실하여 발표 자료를 띄우지 못했습니다.

2) 객관적이고 사실적인 내용만 작성하기

• 시말서는 감정적인 표현이나 추측성 내용은 배제하고, 객관적인 사실만을 바탕으로 작성해야 합니다. 본인의 잘못을 축소하거나 변명하는 내용은 오히려 신뢰를 잃을 수 있습니다.
• 나쁜 예시: USB를 잃어버린 것은 제 잘못이지만, 누군가 고의로 숨겼을 가능성도 있습니다.
• 좋은 예시: USB 분실 경위를 파악하기 위해 주변을 꼼꼼히 살펴보았으나, 찾을 수 없었습니다.

3) 문제 상황에 대한 본인의 책임 인정하기

• 시말서는 본인의 잘못을 인정하고 반성하는 태도를 보여야 합니다. 문제 상황에 대한 책임을 회피하거나 다른 사람에게 전가하는 것은 문제 해결에 도움이 되지 않습니다.
• 예시: 이번 일로 인해 신제품 발표회가 지연되는 등 회사에 피해를 끼쳐 죄송합니다.

4) 재발 방지를 위한 구체적인 대책 제시하기

• 시말서에는 문제 상황이 재발하지 않도록 구체적인 대책을 제시해야 합니다. 단순히 반성하는 것에 그치지 않고, 앞으로 어떻게 개선할 것인지 구체적인 계획을 밝혀야 합니다.
• 예시: 앞으로는 발표 자료를 여러 곳에 백업하고, 발표 전날 다시 한번 점검하여 이와 같은 실수를 반복하지 않도록 하겠습니다.

5) 간결하고 명확하게 작성하기

• 시말서는 장황하게 늘어놓기보다는 간결하고 명확하게 핵심 내용을 전달해야 합니다. 필요한 경우 번호를 매기거나 항목별로 구분하여 가독성을 높일 수 있습니다.

6) 맞춤법 및 띄어쓰기 확인하기

• 시말서는 공식적인 문서이므로 맞춤법 및 띄어쓰기를 준수하여 작성해야 합니다.

7) 작성 후 반드시 검토하기

• 시말서 작성 후에는 내용에 오류나 누락된 부분이 없는지 꼼꼼히 검토해야 합니다. 필요한 경우 다른 사람에게 검토를 요청하는 것도 좋은 방법입니다.

8) 진솔한 태도로 임하기

• 시말서는 진솔한 태도로 작성해야 합니다. 형식적인 사과나 변명은 오히려 역효과를 낼 수 있습니다. 본인의 잘못을 솔직하게 인정하고 반성하는 모습을 보여주는 것이 중요합니다.

 

 

5. 시말서(경위서) 서식(양식) 무료 다운로드

 

(워드) 시말서(경위서) 서식(양식) 무료 다운로드

시말서.doc

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(한글) 시말서(경위서) 서식(양식) 무료 다운로드

시말서.hwp

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